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Para muitos, o e-mail é uma pequena maldição no trabalho, representando constantes interrupções. A gestão desse meio de comunicação é uma das tarefas que mais tempo roubam dos profissionais e usuários em geral, e diante de sua popularidade, nos perguntamos o que aconteceria se a gente deixasse de usar o correio eletrônico durante a jornada de trabalho.

Um grupo de pesquisadores da Universidade de Colorado em Boulder quis testar essa teoria. Dois funcionários dessa instituição decidiram abandonar o correio eletrônico por uma semana, para avaliar os efeitos em sua jornada de trabalho e na sua saúde.

 

Usar bem o e-mail é quase uma arte

Não é o primeiro estudo que visa avaliar o efeito do e-mail na jornada de trabalho. Um estudo do Future Work Center confirma os dados revelados por essa última análise. Por exemplo, as notificações que chegam constantemente são “uma fonte tóxica de estresse”, e que uma das medidas que deveriam ser tomadas é desativar o aplicativo de e-mail (ou suas notificações), traindo um pouco a cultura criada pelo mundo conectado, onde as pessoas podem se sentir mal por não parecer que sempre estamos disponíveis para responder.

A relevância do e-mail no trabalho é algo assombroso. Uma pesquisa recente revela que os empregados norte-americanos investem nada menos que 6.3 horas por dia no gerenciamento dos seus e-mails: 3.2 horas para as mensagens de trabalho, e 3.1 horas para mensagens pessoais. A geração “millenials” é especialmente “viciada” nesse tipo de tarefa.

Outros experimentos nesse âmbito demonstraram que prestar atenção constantemente ao correio eletrônico “aumenta o estresse sem aumentar a eficiência”. Nesse caso, menos é mais.

 

Menos estresse, menos distrações

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Todos os participantes do experimento instalaram sistemas que mediam a sua frequência cardíaca ao longo de todo o dia, e também instalaram sensores que coletavam diversas informações nos escritórios. O tempo gasto em uma tarefa antes de serem interrompidos, quantas vezes eles se moviam de um lado para outro, o tempo que mantém sua atenção em uma única janela em sua seção de trabalho no computador ou a frequência com que trocam de tarefa.

O resultado de abandonar o correio eletrônico foi interessante: a maioria dos funcionários (especialmente os diretores) se levantavam com mais frequência de suas cadeiras para resolver questões pessoalmente (e não pelo telefone) com os demais membros da equipe no lugar de usar o e-mail.

Também se centravam melhor nas tarefas realizadas, algo já esperado, uma vez que uma das fontes de interrupção não existia. A chegada de um e-mail faz com que uma mudança de contexto aconteça rapidamente, e a pessoa “se sente obrigada” a ler e/ou responder para não parecer que não está trabalhando, ou que não tem “espírito de equipe”.

O mais curioso foi a redução no nível de estresse, algo que confundiu os pesquisadores já que poderia haver outros fatores que afetavam essa redução. Porém, o impacto de deixar o correio eletrônico de lado teve um efeito patente, e em entrevistas com os participantes, todos deixaram claro que estavam mais felizes e menos ansiosos por não ter que utiliza-lo constantemente.

 

Trabalhar sem o e-mail (durante um tempo) é possível

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Ainda que o e-mail seja algo vital para determinados tipos de comunicação, os envolvidos no experimento não notaram um prejuízo na sua atividade, já que certos temas eram tratados pessoalmente com outros funcionários, ou poderiam ser feitos mais tarde.

Uma vez concluído o período de abstinência, também se observou a forma em que os implicados enfrentavam novamente uma rotina cheia de mensagens. Curiosamente, essa interação sem e-mails fez com que o gerenciamento das mensagens fosse mais rápida e eficiente, já que poderiam responder a muitas mensagens em lote, além de ter clara a resposta em outras tantas.

Entre as conclusões mais relevantes, estava a que aportava um dos participantes, que indicava que alguns e-mails podem não ser tão urgentes como quem os envia dá a entender. É um experimento interessante, que pode ajudar a entender melhor a forma que deveríamos trabalhar com um meio de comunicação que segue sendo importante para vários cenários.